Wenn Arbeitnehmer eine Fahrgemeinschaft bilden, haben sie nicht nur weniger Kosten, sondern können die Entfernungspauschale von 0,30 € pro Entfernungskilometer als Werbungskosten absetzen. Für diesen pauschalen Ansatz ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer selbst fährt oder sich im Auto eines anderen mitnehmen lässt. Die Entfernungspauschale kann allerdings nur einmal pro Arbeitstag in Anspruch genommen werden.
Umwegfahrten zum Einsammeln oder Absetzen von Mitfahrern dürfen nicht zusätzlich geltend gemacht werden. Für das Finanzamt zählt lediglich der kürzeste Weg von der jeweiligen Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers. Eine längere Strecke kann nur zugrunde gelegt werden, wenn sie regelmäßig genutzt wird und verkehrsgünstiger ist (z.B. wegen starken Berufsverkehrs oder einer Großbaustelle auf der kürzeren Strecke).
Ob man Fahrer oder Mitfahrer einer Fahrgemeinschaft ist, spielt für den jährlich absetzbaren Maximalbetrag der Entfernungspauschale eine Rolle. Mitfahrer einer Fahrgemeinschaft dürfen Fahrtkosten von maximal 4.500 € pro Jahr geltend machen. Für Fahrer, die ihren eigenen Wagen einsetzen, gilt diese Begrenzung nicht.
Die Beispielsfälle zeigen, dass es steuerlich lohnend sein kann, sich in einer Fahrgemeinschaft mit dem Fahren abzuwechseln. Dies gilt insbesondere bei längeren Fahrtstrecken, bei denen ständigen Mitfahrern die Kostenkappung aufgrund der 4.500-€-Grenze droht.