Wenn ein Arbeitnehmer eine Monatsfahrkarte für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel privat anschafft und auch für dienstliche Fahrten nutzt, kann der Arbeitgeber die Kosten ganz oder teilweise steuerfrei erstatten – dies geht aus einem neuen Erlass des Finanzministeriums Berlin hervor. Der Verwaltungsweisung liegt der Fall zugrunde, dass ein Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte am Sitz des Arbeitgebers hat und seine selbstbeschaffte Monatsfahrkarte für dienstliche Auswärtstätigkeiten nutzt.
Um die Höhe des maximal steuerfrei erstattungsfähigen Betrags zu ermitteln, muss der Arbeitnehmer zunächst seine monatlichen beruflichen Fahrten aufzeichnen bzw. nachweisen. Aus Vereinfachungsgründen können anschließend die Kosten für die Einzelfahrscheine ermittelt werden, die durch die dienstliche Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel im Gültigkeitszeitraum der Monatskarte entstanden wären. Der errechnete Betrag, maximal jedoch die Anschaffungskosten des Monatstickets, kann vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Somit sind zwei Varianten denkbar:
- Die ersparten Kosten für Einzeltickets sind höher oder genauso hoch wie die Kosten der Monatskarte: Die Kosten der Monatskarte können vom Arbeitgeber in voller Höhe steuerfrei erstattet werden.
- Die ersparten Kosten für Einzeltickets sind geringer als die Kosten der Monatskarte: Die Kosten der Monatskarte können nur bis zur Höhe der ersparten Kosten steuerfrei erstattet werden. Für den übersteigenden Teil der Erstattung muss der Arbeitgeber Lohnsteuer einbehalten.
Hinweis: Der steuerfrei erstattungsfähige Höchstbetrag kann auch ermittelt werden, indem die dienstlichen Fahrten des Arbeitnehmers in ein Verhältnis zu allen Fahrten mit dem Monatsticket gesetzt werden; in Höhe der dienstlichen Quote könnten die Anschaffungskosten dann steuerfrei erstattet werden. Diese Berechnungsvariante erfordert allerdings umfassende Aufzeichnungen über die Nutzung der Monatskarte, so dass die vereinfachte Berechnung über die ersparten Einzelfahrpreise häufig praktikabler sein wird.