Nach Ablauf des Jahres 2013 können Sie in der Regel folgende Unterlagen vernichten:
Alle bis einschließlich 2003 geführten Bücher, Jahresabschlüsse einschließlich Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnung, ggf. Anhang, Inventare einschließlich der Inventurunterlagen, wenn vor dem 01.01.2004 erstellt (letzte Eintragung vor dem 01.01.2004).
Für Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen gilt die gleiche Aufbewahrungsfrist wie für die zugehörigen Unterlagen, soweit zum Verständnis der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen erforderlich, z. B. für Kontenpläne, ggf. Hauptabschlussübersicht. Bei Speicherung durch EDV ist auch die gesamte Programm- und Systemdokumentation einschließlich Änderungen aufzbewahren. Die Aufbewahrungspflicht bleibt auch bei Systemwechsel innerhalb der Aufbewahrungsfrist bestehen. Die Darstellbarkeit der Daten muss während der Frist gewährleistet sein.
Buchungsbelege, z. B. Rechnungen, soweit sie vor dem 01.01.2004 erstellt oder entstanden sind. Umsatzsteuerlich gilt eine besondere Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Rechnungen und Doppel abgesandter Rechnungen, bei Verstößen gegen die umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflicht droht ein Bußgeld bis 5.000 €.
Lohnkonto-Belege, die nicht Teil der Buchführung sind, für Lohnzahlungen vor dem 01.01.2008.
Alle bis einschließlich 2007 angefallenen anderen Geschäftspapiere, wie vor dem 01.01.2008 erhaltene Geschäftsbriefe und Kopien der abgegangenen, sonstige vor dem 01.01.2008 entstandene Unterlagen.
Wichtig: Wenn die gewöhnlich 4-jährige Festsetzungsfrist für Steuern des betreffenden Jahres noch nicht abgelaufen ist, besteht die Aufbewahrungspflicht fort. Der Ablauf der Frist beginnt in der Regel mit Ende des Jahres, in dem die Steuererklärung abgegeben wurde. Noch anhängige Klagen, Einsprüche oder eine noch laufende Betriebsprüfung können den Fristablauf verzögern.